عملیات لجستیک، بخشی عمده و زیرمجموعه‌ای از زنجیره تامین است و مدیریت سفارشات از جمله مهم‌ترین بخش‌ها در هر دو آن‌ها به‌شمار می‌آید. مدیریت سفارشات از این زاویه شامل مواردی همچون برنامه‌ریزی، دریافت و ثبت سفارش، نظارت بر سفارشات و کنترل تمامی فرآیندهایی است که با امور سفارشات در ارتباط هستند. همچنین دامنه امور سفارشات به انواع سفارش‌های مشتری، ساخت و خرید تقسیم می‌شوند. مدیریت سفارشات بخش بسیار کلیدی از حلقه عملیات لجستیک است. این بخش تضمین می‌کند که سفارشات به بهترین شکل پردازش می‌شوند و محصولات در زمان وعده داده شده به دست کارفرمایان یا مشتری می‌رسند. در این مطلب بطور خلاصه، با مفهوم مدیریت سفارش و مزایای بهینه‌سازی آن در زنجیره تامین آشنا می‌شویم.

مدیریت سفارشات در زنجیره تامین چه معنایی دارد؟
مدیریت سفارش (Order Management) در زنجیره تامین (Supply Chain) شامل مواردی همچون دریافت سفارش، پردازش و اجرای سفارش و مدیریت مجموعه سفارش‌ها می‌شود. نقطه آغاز در یک سیستم مدیریت سفارش، زمانی است که مشتری یک سفارش را برای شما ارسال و یا در بخش ویژه سایت ثبت می‌کند که در بخش فرست مایل دلیوری قرار می‌گیرد.
نقطه پایان آن نیز زمانی است که مشتری، خدمات یا کالا را دریافت می‌کند که در بخش لست مایل دلیوری قرار دارد. برای مثال لاکرهای هوشمند، از ابزارهایی برای تسهیل مدیریت سفارش‌ها در لست مایل دلیوری و نیز از تجهیزات شهر هوشمند هستند.
امروزه از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های تحت وب مدیریت سفارش، برای بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندها به‌ویژه در بخش فرست مایل دلیوری (زمان ثبت و پردازش سفارش‌ها) استفاده می‌شود. همچنین برای ردیابی سفارش‌ها در بخش لست مایل دلیوری نیز استفاده می‌شود. این ابزارها را با عنوان سیستم مدیریت سفارشات می‌شناسیم.

سیستم مدیریت سفارشات چگونه کار می‌کند؟
سیستم مدیریت سفارش (Order Management System) یا به اختصار OMS یک نرم‌افزار رایانه‌ای یا پلتفرم تحت وب است. این سیستم با دیگر نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار شما ادغام شده و باعث افزایش بهره‌وری در فرآیندهای مدیریت سفارشات می‌شود. برای مثال یکی از مزایای این سیستم‌ها در این است که می‌توانند سفارش‌ها را از کانال‌های مختلف دریافت و مدیریت کنند. این یعنی شما می‌توانید در یک پایگاه داده جامع تمامی جزئیات سفارشات کانال‌های مختلف را مانند قیمت، تعداد ، آدرس مشتری، زمان ارسال، نحوه ارسال و… مشاهده کنید.

دریافت سفارش
منظور از دریافت سفارش، فقط ثبت سفارش توسط مشتری نیست. سیستم باید این سفارش‌ها را دریافت کرده و پرداخت‌های مشتریان برای هر سفارش را نیز پردازش کند. سرعت این فرآیند، تعیین کننده سرعت اجرای سفارش نیز می‌باشد. همچنین در صورتی که محصول در انبار موجود نباشد، سیستم زمان تامین و ارسال آن برای مشتری را تعیین کرده و به مشتری اطلاع می‌دهد.

ارسال سفارش برای انبار
در این مرحله، سفارشات متناسب با ویژگی‌هایی مانند اولویت زمانی تحویل و نیز نوع و تعداد جنس برای انبار ارسال می‌شوند. بنابراین پرسنل انبار از طریق پلتفرم به این اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنند. همچنین بر اساس نیازهای مشتری، کالا از انبار به پرسنل مربوطه تحویل داده می‌شود.

بسته‌بندی محصول
یکی دیگر از مراحل مدیریت سفارشات در فرست مایل دلیوری، بسته‌بندی است. این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است و کیفیت انجام آن، تعیین کننده سلامت محصول در طول فرآیند تحویل به مشتری است. برای مثال، محصولاتی مانند مواد شیمیایی دارای استانداردهای خاصی از نظر بسته‌بندی هستند که امنیت بسته بندی آن‌ها را تضمین می‌کند. همچنین اجناس شیشه‌ای و شکستنی باید در بسته‌بندی‌های ویژه قرار گیرند تا از شکستن آن‌ها در زمان حمل‌ونقل پیشگیری شود.

حمل‌ونقل محصولات
یکی از مراحل مهم مدیریت سفارشات، ارسال محصول برای مشتری بر اساس راهکارهای متنوع حمل‌ونقل از مسیرهای جاده‌ای، آبی و هوایی است. همچنین می‌توان از روش‌های خاص مانند پست بین‌المللی یا لاکرهای هوشمند اشاره کرد که از تجهیزات شهر هوشمند و نیز ابزارهای بهینه‌سازی ارسال در بخش لست مایل دلیوری هستند. در زمان حمل‌ونقل، همچنین باید به مواردی مانند استفاده از برچسب‌های دارای مشخصات مشتری اشاره کرد.

خدمات پس از فروش
حتی زمانی که مشتری، محصول را دریافت می‌کند، مدیریت سفارشات به پایان نمی‌رسد؛ زیرا ممکن است محصول با ویژگی‌های مورد درخواست مشتری همخوانی نداشته باشد. از سوی دیگر، شرکت‌ها به بازخوردهای مشتری اهمیت می‌دهند و از روش‌هایی برای دریافت این بازخوردها و تعیین میزان رضایت آن‌ها از خدمات ارائه شده استفاده می‌کنند. همچنین در صورتی که مشتری از محصول دریافتی رضایت نداشته باشد، می‌تواند متناسب با سیاست‌های مرجوعی کالا اقدام کند.

مزایای یک سیستم مدیریت سفارش کارآمد
بهره‌وری نیروهای کار، کاهش هزینه‌ها و… در لجستیک نیازمند استفاده از یک سیستم مدیریت سفارشات کارآمد است. نخستین مزیت استفاده از چنین سیستمی دسترسی به داده‌های قابل اعتماد است. زیر این سیستم‌ها داده‌های مرتبط را از بخش‌های مختلف دریافت می‌کنند و با استفاده از آن‌ها، فرآیندها ساده‌تر، سریع‌تر و قابل اطمینان‌تر از گذشته می‌شوند.

برخی از مزایای دیگر استفاده از این سیستم‌ها را با هم مرور می‌کنیم:
⦁ سیستم‌های مدیریت سفارش، از انباشت بیش از اندازه کالاها و کمبود آن‌ها در انبار پیشگیری می‌کنند و کسب و کارها می‌توانند به سطوح دقیق فروش و موجودی دسترسی داشته باشند.
⦁ خودکارسازی فرآیندها با استفاده از این سیستم‌ها، باعث کاهش خطاهای انسانی و برآورده کردن استانداردهای بالای خدمات مشتری می‌شود.
⦁ بهینه‌سازی عملکردها با استفاده از سیستم مدیریت سفارش، اتلاف زمان در فرآیندها را کاهش می‌دهد و همچنین می‌توان از آن برای عیب‌یابی سریع فرآیندها استفاده کرد.
⦁ افزایش نرخ انجام سفارشات و سرعت دادن به فرآیندها، عامل موثری در بهبود سطوح بهره‌وری در سازمان است.

مدیریت بهینه سفارشات
در کنار یک سیستم جامع مدیریت سفارش مشتری، کسب‌وکارها برای بهینه‌سازی سفارشات می‌توانند از به‌روزترین فناوری‌ها و تجهیزات نیز استفاده کنند. استفاده از فناوری‎‌های اینترنت اشیاء مبتنی ‌بر هوش مصنوعی و نیز نصب و استفاده از لاکرهای هوشمند از جمله این موارد هستند. شرکت پترو تجارت نصر ایرانیان با اشراف به اهمیت استقرار نظام یکپارچه سامانه مدیریت سفارشات اهتمام خود را برای کلیه سفارشات خارجی و خریدهای پروژه به سفارش صنایع پتروشیمی کشور بر استاندارد رایج و جهانی استوار کرده و با تمامی تامین کنندگان خود پرتکل یکسانی را بکار گرفته است تا ضمن شفافیت و گزارشگیری لحظه ای پاسخگوی کارفرمایان محترم خود باشد.